Online boekingmodule - Parking Caravan Costa Brava.
Wat als we klanten hun vakantie kunnen laten boeken via een eenvoudige telefoon applicatie? Wat als we de transport planning digitaal maken/ kunnen de chauffeurs dit dan ook gemakkelijk inzien? Kunnen de chauffeurs die de caravans naar de camping brengen ook foto’s maken van de caravan die automatisch worden opgeslagen in het CRM systeem?
Alles direct beschikbaar vanuit de iPad -applicatie.
Uitdaging
Klanten boeken hun vakantie via een eenvoudige telefoonapplicatieMaak de transportplanning digitaal/ kunnen de chauffeurs dit makkelijk zienDe chauffeurs kunnen ook foto's maken van de caravan die automatisch worden opgeslagen in het CRM-systeem.
Aanpak
In overleg met Parking Caravan Costa Brava is een plan gemaakt en is de online boekingsmodule geïntroduceerd bij de klanten.
Resultaat
De meeste klanten vonden het fantastisch en waren blij dat ze nu direct antwoord kregen op een transportaanvraag. Ook de CRM-integratie met Mollie voor direct afrekenen was zowel bij de klant als bij Parking Caravan Costa Brava tevreden.
Uitkomsten
Met een eenvoudig overzicht worden chauffeurs geïnformeerd over de transportbewegingen die gepland staan en worden aanpassingen live verwerkt in de online boekingsmodule.
“SpinOffice CRM is gewoon een geweldig systeem! Alle gegevens van klanten, leveranciers en overige contacten bij de hand en overzichtelijk weergegeven op één pagina. De invoervelden zijn naar eigen inzicht aan te passen zodat het systeem voor iedere branche functioneert. Het systeem biedt een zeer goede koppeling met ons mailverkeer, overzichtelijk en slim. Naast onze e-mail, zijn ook contracten, foto’s, facturen ingevoerd per project of relatie. Alle informatie van de caravan en stallingsplek is terug te vinden. Geen gezoek meer naar klantdossiers, facturen of papieren die missen. De overstap naar SpinOffice CRM heeft een einde gemaakt aan onze papierwinkel!”
Over het project
Er bestond enige angst dat de klanten geschokt zouden zijn door deze automatiseringsslag.
Maar het tegenovergestelde was waar; de meeste klanten vonden het fantastisch en waren blij dat ze nu direct antwoord kregen op een transportaanvraag.
Ook de chauffeursmodule die op basis van de digitale planning informatie geeft aan de chauffeurs viel meteen in de smaak.
Pakbonnen behoren tot het verleden omdat alles direct beschikbaar is vanuit de iPad-applicatie. Foto's worden direct bij de klantenkaart opgeslagen in SpinOffice CRM, er kan dus niets meer misgaan.
Automatisering om tijd te besparen.
Al snel bleek dat enorm veel administratieve en logistieke handelingen Suzanne & Barend enorm veel tijd bespaarde, maar met een stalling capaciteit van meer dan 1000 caravans, fietsen en vouwwagens groeide het Parking Caravan Costa Brava behoorlijk boven het hoofd.
“Wij willen er zijn voor onze gasten maar door de enorme hoeveelheid mails en telefoontjes komen we daar te weinig aan toe”. En dus herrees de vraag of er niet bepaalde handelingen geautomatiseerd zouden kunnen worden. “Wat als we klanten hun vakantie kunnen laten boeken via een eenvoudige web-applicatie? Wat als we de transportplanning digitaal maken en de chauffeurs dit dan ook gemakkelijk kunnen inzien op een tablet? En kunnen de chauffeurs die de caravans naar de camping brengen ook foto’s maken van de caravan die automatisch worden opgeslagen in het CRM systeem?” Al dit soort vragen hebben we uitvoerig besproken en opgedeeld in verschillende maatwerk modules waarbij ieder project uiteenlopende specificaties, wensen, planning en deadlines heeft.
Online boekingsmodule.
In overleg met Parking Caravan Costa Brava is een ontwikkelplan gemaakt voor een online boekingsmodule het eerste stukje maatwerk. Klanten kunnen in deze boekingsmodule aangeven wanneer hun caravan wanneer klaar moet staan of naar welke camping deze gebracht moet worden. Voorheen werd dit telefonisch of per mail besproken, nu kunnen klanten dit zelf doen. Wil de klant ook dat de caravan vooraf gewassen is, er linnengoed wordt geleverd, er nieuwe banden op zitten, dat kan de klant allemaal zelf in boekingsmodule aangeven. En een naadloze integratie van een Mollie betalingsmodule i.c.m. automatisering van de facturatie via SpinOffice heeft gezorgd voor een significantie verbetering van de service naar de klant en tijdsbesparing in de administratie voor Parking Caravan Costa Brava.
Natuurlijk was er angst dat klanten zouden schrikken van deze automatiseringsslag maar het omgekeerde was waar; de meeste klanten vonden het juist fantastisch en waren blij dat ze nu direct de beschikbaarheid konden zien, of bevestiging kregen op een transportverzoek. En de integratie met Mollie voor directe afhandeling van betalingen beviel zowel de klant als Parking Caravan Costa Brava.
Digitale chauffeursplanning
De gefaseerde automatisering binnen Parking Caravan Costa Brava ging verder met de ontwikkeling en invoering van een chauffeursmodule. Deze module levert informatie aan de chauffeurs op basis van de digitale planning en aanpassingen worden live in de online boekingsmodule verwerkt.
Met een eenvoudig overzicht worden chauffeurs geïnformeerd over de transportbewegingen die ingepland staan; wanneer moet welke caravan opgehaald worden en waar moeten ze naartoe. En zijn er op plaats van aankomst nog caravans die moeten worden meegenomen. Al deze informatie is beschikbaar voor de chauffeurs binnen een iPad-applicatie. Papieren pakbonnen behoren hiermee tot het verleden. Foto’s worden direct opgeslagen bij de klantenkaart in SpinOffice CRM waardoor niks meer fout kan gaan.
“We keken best een beetje op tegen dit automatiseringsproject maar we kunnen ons nu al niet meer voorstellen hoe we dit in het verleden deden. Wij hebben nu meer tijd beschikbaar voor de klant en de service die wij leveren is er echt op vooruit gegaan”.
“Wij weten nu niet meer hoe we zouden functioneren zonder SpinOffice CRM en de voor ons ontwikkelde maatwerk modules; het is echt de ruggengraat van hoe wij onze klanten bedienen en met hen te communiceren. Het is verreweg het grootste omslagpunt geweest sinds het bestaan van ons bedrijf, wat ons professioneler en beter georganiseerd heeft gemaakt.”
Online ordersysteem - Lievaart Slaghuis Palletgroep.
Mulberry Garden has automated an entire logistics process for an internationally operating pallet trader.
Chauffeursplanning - ChauffeurPRO Dienstengroep.
Developed a new planning software called PlannerPRO for Chauffeur.nl and Brussaard Mobility Solutions.
Hallo!
Stuur ons een bericht met uw vraag en wij nemen direct contact met u op.